Teletrabajo en Colombia, una modalidad que llegó para quedarse

El teletrabajo en Colombia dio mucho de qué hablar en esta cuarentena. Parecen muy lejanas las cifras que reportaba el Ministerio de las TIC en 2018: tan solo 122.000 trabajadores y 12.912 empresas funcionando bajo esta modalidad. 

Si bien las estimaciones de las empresas que están funcionando de forma remota en 2020 se desconocen, es innegable que gracias al trabajo a distancia se mantuvo en gran medida la economía de millones de colombianos. Y ahora, cuando el futuro parece incierto, una de las pocas cosas que sabemos es que muchas empresas continuarán trabajando bajo esta modalidad. ¿Qué deberían hacer para funcionar correctamente?

El teletrabajo en Colombia está regulado bajo la ley 1221 de 2018 y el decreto 0884 de 2002. La ley lo reconoce como toda actividad remunerada que se realice de forma remota, en donde se utilicen Tecnologías de la Comunicación e Información (TIC) para tener contacto entre el empleado y el empleador.

Parte de 3 principios básicos que deben tenerse en cuenta para su correcta implementación: El principio de voluntariedad (empleado y empleador deben estar de acuerdo con la medida), el principio de reversibilidad (si el empleado fue contratado en modalidad presencial puede retornar a esa modalidad) y finalmente el principio de igualdad (las condiciones y beneficios del trabajador deben ser las mismas en modalidad virtual o presencial).

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Además existen 3 tipos de teletrabajadores: El teletrabajador autónomo, que trabaja de forma independiente y usa las TIC para hacer su trabajo de forma remota en el lugar que elija. El trabajador suplementario, que realiza una parte de su labor de forma remota y otra en el lugar físico de la operación (para ser considerados como teletrabajadores deben ejercer esta modalidad al menos dos veces por semana). El teletrabajador móvil, quienes usan los dispositivos móviles para ejercer su actividad, ya que no necesitan un lugar específico para trabajar y pueden ausentarse largas horas de la oficina.

Si bien el trabajo a distancia se popularizó en 2020 con el Coronavirus sus beneficios se reflejan en diferentes ámbitos. Por ejemplo, se tiene en cuenta en modelos de ciudades sostenibles ambientalmente, ya que los ciudadanos disminuyen su impacto ambiental evitando trayectos innecesarios. Además el trabajador también puede fortalecer su vida personal, reduce gastos, cuenta con mayor flexibilidad en sus horarios y disminuye el estrés común del ambiente laboral, lo que termina impactando positivamente en su eficiencia. 

El empleador, por su parte, además de reducir costos en infraestructura también fortalece la productividad de su empresa, ya que su fuerza laboral tiende a organizar mejor su tiempo y sus tareas diarias. 

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Aún así, empezar a teletrabajar no es una decisión fácil, también hay puntos que deben tomarse en cuenta y son determinantes en el funcionamiento de la operación. Desde VigPro resaltamos tres: retos tecnológicos, operacionales y jurídicos. 

Retos tecnológicos: Ambas partes deben contar con condiciones óptimas para que la operación no se vea afectada. Muchas veces el manejo de información valiosa desde espacios no controlados puede incurrir en fallos, o peor aún, en robo de información valiosa. Por esto el departamento de tecnología y los empleados deben estar altamente capacitados, para así evitar fallos a futuro.

Retos operacionales: El teletrabajo plantea nuevas dinámicas en la empresa, por lo cual deben dejarse claramente establecidas las dinámicas de trabajo, los entregables y los objetivos, además es importante establecer indicadores de rendimiento, con los que se pueda incitar al empleado a mejorar su desempeño constantemente.

Retos jurídicos: El empleador debe cumplir con estas obligaciones si quiere implementar el teletrabajo en su empresa: 

  • Los teletrabajadores deben estar afiliados al sistema de seguridad social, además marcados como teletrabajadores en la ARL. 
  • El empleador debe verificar las condiciones de seguridad y salud del trabajador de sus empleados, con asesoría de la ARL.

  • El empleado debe llenar un autoreporte de condiciones de trabajo (formato definido por el ministerio de protección social y MinTIC).

  • Se debe incorporar en el reglamento interno las condiciones especiales para que opere el trabajador dentro de la organización.

  • Se deben definir horarios y días en los que el teletrabajador debe estar accesible y disponible para la empresa.

  • Se deben suministrar los elementos de protección que el trabajador requiera para ejercer su profesión, además el empleador deberá brindar las capacitaciones que sean necesarias.

  • Se debe definir un perfil que deberán cumplir los teletrabajadores, con este la empresa podrá identificar las características que necesita un trabajador para adaptarse fácilmente a la modalidad de teletrabajo.

  • Se deben reportar ante la ARL oportunamente los accidentes laborales que ocurran a los trabajadores (por ley el empleador tiene hasta 48 horas).

  • El teletrabajador debe tener una formación básica para emergencias asociadas a su actividad.

  • Se debe cumplir con todas las obligaciones en materia de riesgo laboral definidas en la ley vigente.  

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El teletrabajo, más que una imposición por la pandemia, es una oportunidad en la que se pueden descubrir nuevas herramientas útiles de trabajo. Infórmese, conozca la regulación y capacite a su equipo con las herramientas tecnológicas necesarias para trabajar óptimamente. 

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