La importancia de la vigilancia judicial. Evítese dolores de cabeza!

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Vigilancia Judicial.

Para las organizaciones y entidades del gobierno es demasiado importante tener pleno control sobre su activo procesal, es decir pleno control sobre los procesos judiciales bien a favor, bien en contra que este protagonizando la organización, bien sea que esta pertenezca al sector público o privado.

A efectos de que dicho control se haga efectivo y pueda evidenciarse, es por demás conveniente que las entidades y organizaciones cuenten con un servicio de vigilancia judicial, eficiente, es decir que sea brindado en tiempo real y que coloque en conocimiento de la entidad o firma el conocimiento íntegro de las decisiones proferidas, dolor de cabeza mayúsculo, siendo este, uno de los mayores problemas que actualmente sufren las organizaciones, pues al no contar con una verdadera inmediación con la información proferida en los diferentes despachos a nivel nacional, se corre el gran riesgo no solo de perder miles de millones de pesos lo que afectaría en gran forma la estructura financiera de la organización, lo cual se traduce en perdida de dinero, precisamente por falta de conocimiento de sus procesos y actuaciones, sino que también se corre el gran riesgo de poner en entredicho el buen nombre de la organización ante el activo más preciado de todos, los clientes.

En estas líneas resaltare la verdadera importancia del porque un servicio de vigilancia judicial apalancado de la tecnología, es el medio idóneo para que su organización ofrezca un verdadero diferencial entre sus competidores, cumpla con las metas corporativas trazadas, y como medio a efectos de medir y obtener informes gerenciales de los procesos, y los que interactúan en dicha función. Dichos  valores  en definitiva redundaran en el buen nombre de su organización ante sus clientes, la importancia de la tecnología y esta como herramienta que propenda por el debido recaudo de su información procesal, dicha importancia se construye a partir de los siguientes interrogantes:

i) Quien recauda su información procesal? 

Ante este interrogante es preciso establecer quien es la persona o personas, bien sean naturales o jurídicas que cumplen con esta valiosa labor. Es común en el mercado que tan importante labor sea encomendada a personas sin ningún tipo de formación legal, de ahí lo preocupante porque pese a que existan personas con experiencia en dicha labor, estas no pueden garantizar la idoneidad, mucho menos la cobertura total cuando de un número considerable de procesos cuando de un gran volumen estemos hablando. Un servicio profesional y apalancado por la tecnología se caracteriza por contar con un una red de dependientes judiciales todos abogados conocedores del trasegar procesal y del funcionamiento de los despachos judiciales, con lo cual se asegura un recaudo idóneo e inmediato , lo cual permitirá al destinatario de la información contar con un verdadero control y  seguimiento, con una trazabilidad desde el inicio del proceso hasta su culminación, bien sea que su proceso se adelante en Juzgados, Tribunales o las Altas Cortes.

ii) Recaudo de la información. Métodos tradicionales vs medios tecnológicos?

Es común de no muy pocas organizaciones que estas recauden la informacion procesal, utilizando métodos tradicionales e ineficientes, lo que genera un gran desvalor en el recaudo, envió y posterior recepción de la información procesal, la cual es sin lugar a dudas un valioso activo de la organización o entidad. Entre los mecanismos más utilizados tenemos, el papel, los scaners portátiles, las cámaras digitales, y hoy por hoy los teléfonos inteligentes, medios los anteriores que no permiten que la información recaudada pueda llegar a generar un beneficio mayor con el que implícitamente ya cuenta.

La tecnología permite que la información además de ser recaudada de manera íntegra y fiel, pueda esta ser trasmitida de esta forma y en tiempo real al destinatario final, lo cual es de valor innegable para una firma o para una dirección jurídica, pues la información además de estar digitalizada, puede valiéndose del recurso tecnológico ser trasmitida de manera integra, es decir contar con la totalidad de las providencias judiciales sean estas autos o sentencias, y hoy por hoy las audiencias orales fruto del nuevo modelo procesal vigente en nuestro país. de igual forma el recurso tecnológico permite a través de lo antes conocido como minería de datos hoy inteligencia de negocios, que dicha información, pueda repercutir en el mejoramiento de la organización pues se podrán generar datos estadísticos y numéricos del desempeño no solo procesal, sino además del personal encargado del manejo de los procesos.

iii) De donde proviene la información procesal suministrada a su organización. Es suficiente para actuar de manera adecuada? 

Es muy utilizada y casi que recurrente el uso de la página de la rama judicial a efectos de consultar el estado de los procesos que este protagonizando nuestra entidad en calidad de demandante o demandado, o de una firma de abogados cuando estos representan los intereses de sus clientes en cualquiera de las calidades mencionadas. La anterior fuente no permite entre otras cosas, conocer el contenido total de las providencias sean estas proferidas en el sistema escritural, bien en la oralidad, generara en el cliente corporativo como en las firmas, que el personal asignado tenga que desplazarse a efectos de la consecución de tales providencias para elaborar la actuación procesal correspondiente, no permitirá que la información suministrada en dicha fuente pueda ser consultada cuando la página se encuentre fuera de servicio, o lo que es peor que se pueda consultar pero con la premisa, que un muy bajo porcentaje los despachos judiciales tiene actualizada dicha información, entre otras muchas falencias.  Ir a la fuente primaria donde se produce la información y además valiéndose de la tecnología, aportara la suficiencia y la certeza de que una vez producida la información esta se trasmitirá de manera íntegra al cliente, en tiempo real para que este actué de manera eficaz.

De los anteriores interrogantes, cabe preguntarse por parte de nuestra organización ¿Qué valor se le está dando a la información procesal que hace parte bien de nuestro activo o pasivo judicial?

 

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